给员工交的意外险怎么做分录

引言

你是不是刚接手公司财务或者开了小公司，对着给员工交的意外险不知道怎么下手整理账目？别着急，今天咱们就一起来把这个问题理清楚。

一. 保障范围要分清别留死角

不同的企业，岗位构成千差万别，哪怕是同一家公司，不同岗位的工作内容和出行频率也完全不一样，保障范围必须对应岗位来调整，不能随便找一份方案就全员套用。很多中小企业老板图省事，给所有员工都买了统一保障，结果高风险岗位不在承保范围内，出事只能自己扛损失。

楼下开建材加工厂的王老板，就吃过这个亏。他厂里有十几个切割加工的工人，还有三个坐办公室做行政接待的职员，他为了省事儿，直接给所有人都买了适合行政职员的保障方案。后来有个切割工人操作机器的时候，不小心被工件划伤了胳膊，治疗加休养花了不少钱，找保险公司申请理赔的时候才发现，工人的岗位属于高风险类别，不在这份方案的承保范围内，最后所有费用都得厂里出，王老板白白多花了几万块冤枉钱。

采购这类保障的时候，一定要把公司所有岗位先列出来，逐个核对对应职业分类是否在保障范围内，别只看页面上写了包含意外保障就直接下单。对于经常需要外出跑业务的销售人员、需要上门配送的服务人员、在一线操作机器的生产工人，这些日常风险更高的岗位，必须单独核对承保条款，确认条款里没有把对应工种列入免责内容，才能放心投保。

还要注意区分不同意外场景的保障，有些方案只保工作时间内的意外，有些可以覆盖全天24小时的意外。如果员工经常需要加班，或者有不少夜班岗位，建议优先选覆盖全天意外的方案，哪怕员工下班之后遇到意外，也能获得相应赔付，既给员工多一份保障，也能帮企业减少不必要的纠纷。

另外还要留意一些容易被忽略的特殊场景，比如不少公司会安排员工出差乘坐公共交通，这种情况下可以看看方案里是否包含交通意外额外赔付的内容，如果员工经常出差，加上这部分保障会更稳妥。还有一些企业会有员工集体活动，这类集体出行的场景，也要确认是否在保障范围内，别等出了问题才发现保障没覆盖到，留下不必要的死角。

二. 年龄职业不同保费差别大

不同年龄、不同职业的员工，对应保费不一样，大家别拿着统一的预算到处套，很容易出问题。

我们先拿职业来说，就拿同一家小型装修公司举例，办公室里负责做设计、谈客户的行政设计人员，属于低风险职业，对应保费就比较低，一百多块就能买到不错的保额。但天天在施工现场跑的施工工人，属于高风险职业，保费自然会高一些，这是因为这类员工发生意外的概率更高，定价自然会有区别。

很多小老板吃过这个亏，之前有个开装修队的王哥，图便宜给施工工人按办公室文员的职业类别买了保障，后来有工人在现场摔伤，申请赔付的时候，保险公司核对职业信息发现不对，没办法按约定赔付，最后这笔钱只能王哥自己掏，反而亏了更多。所以买的时候一定要把所有员工按职业分类整理清楚，别浑水摸鱼填错类别。

再说说年龄的影响，同一职业下，不同年龄的保费也会有差别。比如同样是公司前台，刚毕业22岁的小姑娘，和快要退休58岁的老员工，保费就不一样，年龄越大，发生意外的概率越高，对应保费也会往上浮动一点。

如果是初创小企业，预算有限的话，可以优先调整分配，先给一线高风险岗位的员工配置充足保额，行政后勤这类低风险岗位，可以先搭配符合预算的方案。比如三十人规模的物流公司，十几个快递员都是外勤，要先给他们配够，剩下几个行政财务，再根据剩下的预算选合适的，这样既能把风险兜住，也不会超出太多预算。

如果是人员流动比较大的公司，招人换人的时候，要及时更新员工的职业和年龄信息，别让新来的员工漏保，也别让走了的员工占着预算，及时调整，既能保证每个人都有保障，也不会多花冤枉钱。

图片来源：unsplash

三. 意外医疗报销门槛高低看

先给大家说个真实案例，广州天河区一家做社区配送的小公司，老板图便宜选了一款报销门槛高的方案，去年夏天有个配送员骑电驴避让行人摔了，胳膊擦伤加上软组织挫伤，在社区医院清创换药一共花了两千八百多，最后算下来只报了八百不到。老板拿着结算单找过来，才发现这款方案设了一千块的免赔额，而且只报社保范围内用药，配送员用了几块外用的进口敷料，全都不在报销范围内，剩下的钱只能公司补一部分，配送员自己掏一部分，两边都闹得不太舒服。

选这类保障，首先看免赔额的设置。免赔额就是保险公司不赔、需要你自己掏的那部分钱。如果一款方案免赔额是两百，那超过两百的部分就能按比例报；要是免赔额是一千，小额的意外磕碰摔擦伤，基本都达不到报销标准，这笔钱等于白花。对于中小公司来说，员工日常遇到的大多是几百到几千块的小额意外医疗，选低免赔额的方案，才能覆盖绝大多数日常出险情况，真出事才能帮员工和公司减负。

然后得看报销范围，有没有限制只能报社保范围内的费用。很多便宜的方案都会卡这一点，员工要是因为意外情况需要用一些自费的药品、耗材或者检查项目，这些钱全都报不了。比如刚才说的配送员摔伤，清理伤口用的透气敷料、打破狂犬免疫球蛋白，很多都不在社保范围内，要是只报社保内，这部分钱就得自己出。如果预算允许，尽量选能覆盖部分自费项目的方案，哪怕报销比例稍低一点，实际能拿到手的赔偿金反而更多，员工的实际负担也更小。

再说说报销比例，别只看宣传里写的高比例，得看清楚这个比例是扣除免赔额之后的比例，还是总费用的比例。有的方案宣传写着报销80%，实际上是扣除免赔额和自费项目之后再报80%，算下来实际报销比例可能连50%都不到。举个例子，总花费三千，免赔额一千，自费一千，剩下一千报80%，最终只报八百，实际报销比例不到三成，和宣传差得很远。选的时候一定要算清楚实际能拿到的报销额度，别被表面的高比例迷惑。

最后给不同情况的企业提个具体建议：如果你的公司都是坐办公室的行政人员，平时很少外出，意外风险低，可以选免赔额一百到两百、报销比例80%以上、只覆盖社保内的方案，价格比较亲民，也能覆盖日常的小意外，比如下楼崴脚、开水烫伤这类情况。如果你的公司是物流、装修、保洁这类需要经常外出作业的企业，员工意外受伤的概率高，花费也可能更高，不妨多花一点预算，选免赔额更低、能覆盖部分自费项目的方案，哪怕报销比例稍降一点，实际保障效果也会好很多，真出事不会让员工和企业都掏腰包，也能让员工感受到公司的保障，稳定团队。

四. 理赔资料准备齐全才顺畅

出意外之后，理赔卡壳大多是资料不全导致的，提前理清楚要准备哪些东西，能少走好多弯路。咱们分不同情况说，先讲最常见的意外医疗报销类理赔，这类理赔必须要有完整的就医资料。

首先，就医相关的原件一样都不能落。门诊就医要留好门诊病历本、医生开具的诊断证明、所有缴费发票、检查项目的报告单、处方底方；住院的话除了这些，还要加上出院小结、住院费用的明细汇总单。之前有家小超市的理货员不小心被货架砸伤了脚，去社区医院处理之后，把缴费小票随手塞在口袋里洗坏了，最后只能重新去医院补打存根，前前后后跑了三趟才把资料凑齐，耽误了快半个月才拿到赔款。记得不管是发票还是病历，都统一放在一个固定文件夹里，别随手乱丢。

如果是意外身故或者伤残类理赔，需要准备的资料不一样。除了基础的被保险人身份信息、保单信息，身故理赔要准备公安部门或者正规医疗机构开具的相关证明，还有受益人的身份资料，以及受益人和被保险人的关系证明。伤残理赔则要带好保单、出险经过说明，还有保险公司认可的伤残鉴定机构出具的鉴定报告。别自己随便找机构做鉴定，提前问清楚保险公司认可哪些机构的报告，不然后面还要重新做，浪费时间也浪费钱。

不管是哪种理赔，都要准备好能证明这次意外确实发生的材料。比如上下班路上出意外，可以准备单位的出勤证明；工作时间在岗位出意外，可以让公司开具工作相关的证明；要是在工作外出差出险，带上差旅审批单或者出行记录就可以。之前有个装修工人在工地摔落，公司投保的时候说好了是室内装修，结果出事的时候工人在户外做外墙施工，本来是职业不符，但因为公司提前开具了符合投保职业的说明，反而闹了纠纷，所以证明材料一定要真实，不能作假。

最后提醒大家，出险之后第一时间联系保险公司，问清楚对应情况需要哪些具体资料，别凭着自己的经验瞎准备。所有纸质资料都提前复印个两三份，原件自己留底，只给保险公司提交复印件，要是需要收原件的话，自己提前复印好存档，避免后续其他地方需要用到的时候拿不出来。只要资料提前备齐，信息都真实有效，理赔流程就能走得顺畅，员工能快点拿到赔款，企业也不用跟着反复操心。

结语

看到这里你应该明白，比起纠结分录，咱们选对合适的保障才是重点。回到咱们最开始的问题，如果你刚刚给员工配置好这个保障，正常记账按公司日常职工福利入账就行，咱们选对了保障，账目处理就能简单清晰，还能给员工添上实实在在的保障，不管是对小公司还是大团队，都是划算的安排。

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