社会保险档案全面实现信息化

　　【摘要】随着互联网在人们工作、生活中的广泛应用，社会保险事业也将进入互联网。以前的社会保险档案室都是厚厚的一推资料，查找起来十分困难。现如今，社会保险档案已经存入电脑中，只需输入姓名身份证号等信息便可以进行精确查找。

　　近年来，随着社会保险事业的蓬勃发展，江西省分宜县社保局业务覆盖面逐渐扩大。截至目前，该局综合服务对象达26万余人，基金征缴超过2亿元。全局上下生机盎然，呈现出积极向上、奋发图强的精神风貌。其中，社保档案工作在保障“记录一生、服务一生、保障一生”中发挥了关键作用。社保档案关系参保单位和个人的切身利益，是真实记录保险经办情况的重要凭证。分宜县社保局努力适应新形势对档案工作提出的新要求，不断夯实档案资源基础、拓宽档案工作服务领域、提高档案保管利用水平、推进档案信息化建设，档案工作一直位于全省社保系统前列。

　　制度责任网络化。“你们的档案室可真是大变样了啊，记得原来的档案都是堆放在办公室门口”，市人大常委会副主任陈秉正来社保局调研时感叹。过去，社保对象的信息资料几乎都在业务经办人员手上，且社保档案不全，查找困难。为适应社会保险事业的发展趋势和要求，该局专门腾出六间办公室作为档案工作用房，做到了档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房由原来的几十平方米扩建到现在的160平方米，可以容纳近20年的档案，库房、阅览室干净整洁、安全，档案设施一应俱全，档案排列有序，档案查找方便快捷。建立健全档案管理各项规章制度，制定了《档案收集制度》、《档案保管制度》、《档案员岗位职责》、《档案保密制度》等10多个涉及社保档案工作方方面面的规章制度，形成一个严密的制度网，使档案工作有章可循，有法可依。在具体工作中，他们严格实施岗位责任制，形成了“一把手”统领、分管领导主抓、专兼职档案员具体负责的制度格局。对专职档案员不但要求业务精通，而且必须做到尽责，出了问题，问责到人；对兼职档案员按照“人人都是档案员，事事都要按章办”的要求，从档案收集、整理、分类、录入等每一步分工明确，责任分担，形成了一级抓一级、层层促落实、人人有压力的档案工作责任体系，并侧重把责任落实到日常具体工作中，努力形成职责落实网络。2011年该局举全局之力，利用休息时间在2个月内完成了城乡居保17万人的档案整理、录入工作。

　　管理科学规范化。分宜县社保局一直把档案规范化管理列为全局重点工作，定期召开档案管理领导小组会议，听取上一阶段的工作汇报，研究下一阶段的具体工作，经常邀请市、县档案局的业务专家现场指导。制定了各种门类和载体文件材料的归档范围，推行了档案工作规范化管理，抓好档案的完整性、准确性、系统性，严把文件材料起草关、收集整理关、归档装订关、鉴定验收关，落实完备的档案交接手续，文件完整率、准确率达到98%以上，案卷格式规范、统一、合格率达到100%。特别是2014年在争创省特级达标单位的过程中，社保局全体人员加班加点，从硬件到软件，每个环节、每个细节，他们都高标准、严要求，最终通过档案工作规范化管理省特级达标验收，成为江西省社保系统唯一的省特级单位，全面规范了分宜社保档案管理工作。如今，分宜社保档案分类科学、组卷合理、编目准确、装订整齐、排架有序、查阅便捷、安全完整。2015年1月份，省长鹿心社到社保局调研，饶有兴趣地翻阅了部分参保群众的档案，对分宜县档案安全保管、数字化管理、提供社会服务表示满意。

　　服务利用信息化。前不久，身患心脏病的王老太申请了大病医疗救助，需要自己之前的住院手续和发票，王老太没有留底，最后她抱着试一试的态度来到了分宜县社保局，没想到工作人员几分钟就帮忙找到了出院发票，老太太直呼“太感谢了”。该局在全县搭建了数字档案服务平台，建立了完整、规范和安全的电子档案目录数据库和全文数据库，档案全文数字化率达到95%以上，所有档案都能从计算机中检索，实现了档案信息资源共享，档案调卷迅速、准确，查全率、查准率均达到100%。另外，该县在全省率先采用“人脸识别”系统对离退休人员进行资格认证，系统为离退休人员建立电子数据，退休认证全部实现数字化，极大方便了群众查阅利用，得到群众的一致好评。

　　“我们的目的就是更好地服务群众。”分宜县社保局负责人说，“全县26万多人员的参保信息全部录入了档案管理系统，工作人员只要输入参保人员的关键信息，在几分钟内就可以帮助其调阅相关档案。”

　　据统计，该县社保档案年均利用200余人次，利用档案600多卷（件）。

　　慧择提示：社会保险档案对于每一个人来说都是至关重要的，如有丢失则要面临着领不到养老金，无法享受医疗保险等问题。传统档案室文件保存困难、极易损毁，而互联网档案室则巧妙的解决了这个问题。